Warehouse Logistics Administrator

Notre mission est d'allier technologie et tradition, rendant l'expédition d'objets volumineux et précieux aussi fluide et accessible que possible.

Avec plus de 130 collaborateurs répartis entre Paris, Londres et New York, Convelio allie technologie et tradition et adopte une culture internationale et de startup. Nous sommes fiers de résoudre des problèmes logistiques complexes pour notre clientèle diversifiée, comprenant des galeries d'art, des antiquaires, des maisons de vente aux enchères, des plateformes en ligne et des architectes d'intérieur.

🎩 Votre Role:

Votre rôle sera de contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes de notre entrepôt et de nos opérations de transport, en étant un maillon essentiel entre les équipes terrain et nos coordinateurs opérationnels.

Basé(e) 5 jours par semaine dans notre entrepôt moderne et optimisé du Bourget (39h, horaires de jour en semaine), vous participerez à la gestion et au suivi d’objets précieux, au cœur d’un environnement dynamique et en pleine croissance.

Concrètement, vous serez responsable de :

- Planifier et organiser efficacement les opérations de transport interne afin de garantir l’enlèvement et la livraison ponctuels des œuvres.

- Faire le lien entre l’entrepôt et les équipes Opérations en assurant le suivi administratif, la résolution des problèmes quotidiens et une communication claire entre tous les acteurs.

✏️ Missions :

Support aux équipes opérationnelles

- Être l’interlocuteur privilégié entre l’équipe de techniciens de l’entrepôt et les coordinateurs Opérations situés en France et à l’étranger

- Répondre aux demandes opérationnelles (statut des expéditions, retards éventuels, documents manquants) par email, téléphone ou en personne.

- Enquêter sur les anomalies signalées dans les rapports internes (ex. retard de caisses) et coordonner avec les techniciens pour les résoudre.

- Remonter les problèmes récurrents ou systémiques au Manager pour suivi.

Administration & Reporting

- Tenir à jour des registres précis des activités de transport, d’emballage, retards et incidents.

- Fournir des mises à jour régulières et contribuer aux reportings internes (revue journalière de l’activité, suivi de performance).

- Suivre et analyser l’utilisation des vans et leur rentabilité par rapport aux budgets prévus.

- Aider à la coordination des ressources et matériels nécessaires aux activités de transport et de mise en caisse.

- Assurer le support administratif lié aux activités de l’entrepôt (préparation des listes de jobs pour les techniciens, commande de caisses, suivi des stocks de matériaux, coordination des réparations/remplacements d’équipements).

Planification & coordination du transport

- Contribuer à la planification et à l’optimisation des tournées de livraison et de collecte des vans, en tenant compte des distances, contraintes de temps et priorités opérationnelles.

- Contacter directement les clients pour confirmer les dates d’enlèvement et disponibilités si nécessaire.

- Suivre l’avancement des enlèvements et livraisons, anticiper les retards ou problèmes, et informer les équipes et clients concernés.

- S’assurer que la documentation requise pour les transports est exacte, complète et archivée.

- Collaborer avec les chauffeurs, techniciens et équipes internes pour garantir l’exécution fluide des transports et la satisfaction client.

🧑‍🎨 Profil recherché

- Anglais et français courant (oral et écrit).

- À l’aise avec les outils digitaux (dashboards, email, Excel, drives partagés, ERP).

- Une expérience préalable en planification de transport, coordination logistique ou opérations est appréciée

- Solides compétences organisationnelles et sens du détail.

- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à prioriser efficacement.

- Excellentes compétences de communication écrite et orale, avec une capacité à interagir avec différents interlocuteurs.

- Esprit proactif : résolution de problèmes et suivi jusqu’à leur résolution complète.

🌍 Ce que nous offrons

- Un rôle stratégique pour le lancement de notre premier entrepôt: vous ferez partie de l’équipe pionnière de notre entrepôt, nous permettant d’offrir un service 360° à notre clientèle exigeante.

- L’opportunité de faire partie d'une entreprise innovante en constant développement qui transforme le secteur de la logistique artistique.

- Un environnement de travail stimulant et dynamique, où vos idées et initiatives sont valorisées.

- Des possibilités de formation continue et de développement professionnel pour enrichir vos connaissances dans le domaine de la logistique artistique.

⚙️Hiring process:

- Entretien visio avec Louis, responsable recrutement

- Entretien sur site avec Yauheni, Chief of Staff

- Entretien visio avec Marianne, DG France & Clément, cofondateur

---------------------

Learn more...

---------------------

Employeur garantissant l'égalité des chances

Convelio est fier d’être un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous nous engageons à offrir des opportunités égales indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, de l’origine nationale, du genre (y compris la grossesse, l’accouchement ou des conditions médicales connexes), de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, du statut de vétéran protégé, du statut de personne en situation de handicap ou de toute autre caractéristique légalement protégée applicable. Nous recrutons soigneusement les meilleurs talents disponibles, ce qui implique de rechercher activement une diversité de croyances, d'origines, de formations et de modes de pensée. Nous sommes passionnés par la construction d’une culture inclusive où la diversité est célébrée et exploitée pour favoriser de meilleures décisions en matière de conception et d’affaires.